Chapter 14 "Managing Projects"

Chapter 14: Managing Projects

14.1 PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

Proyek Pelarian dan Sistem Kegagalan

          Rata-rata, proyek-proyek sektor swasta diremehkan oleh satu-setengah dalam hal anggaran dan waktu yang dibutuhkan untuk memberikan sistem yang lengkap yang dijanjikan dalam rencana sistem. Banyak proyek yang disampaikan dengan fungsi yang hilang (yang dijanjikan untuk pengiriman versi). Konsultasi Standish Group, yang memonitor tingkat keberhasilan proyek TI, menemukan bahwa hanya 29 persen dari seluruh investasi teknologi diselesaikan pada waktu, anggaran, dan dengan semua fitur dan fungsi semula ditentukan (Levinson, 2006).

Tujuan Manajemen Proyek

          Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tujuan bisnis yang spesifik. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau upgrade atau penggantian teknologi informasi perusahaan (TI) infrastruktur. Scope mendefinisikan apa pekerjaan atau tidak termasuk dalam proyek. Waktu adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan sebuah proyek dikalikan dengan biaya sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Biaya proyek sistem informasi juga mencakup biaya perangkat keras, perangkat lunak, dan ruang kerja. Manajemen proyek mengembangkan anggaran untuk proyek dan memonitor biaya proyek yang sedang berlangsung.

14.2 MEMILIH PROYEK

Struktur Manajemen Informasi untuk Sistem Informasi Proyek

          Pada gambar menunjukkan elemen dari struktur manajemen untuk proyek-proyek sistem informasi di sebuah perusahaan besar. Ini membantu memastikan bahwa proyek-proyek yang paling penting diberikan prioritas. Di puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan komite pengarah sistem informasi. Kelompok perencanaan strategis perusahaan bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang mungkin memerlukan pengembangan sistem baru.

Menghubungkan Sistem Proyek dengan Rencana Bisnis

          Dalam rangka untuk mengidentifikasi sistem informasi proyek-proyek yang akan memberikan nilai bisnis yang lebih, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung rencana bisnis mereka secara keseluruhan dan di mana sistem strategis yang dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencananya berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan rencana), dasar pemikiran, sistem saat ini / situasi, perkembangan baru untuk mempertimbangkan, strategi manajemen, rencana pelaksanaan, dan anggaran.

Faktor Kritis Sukses

          Untuk mengembangkan sistem informasi rencana yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas dari kedua persyaratan informasi jangka panjang dan pendek nya. Analisis strategis, atau faktor penentu keberhasilan, pendekatan berpendapat bahwa kebutuhan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor penentu keberhasilan (CSF) dari manajer. Jika tujuan tersebut dapat dicapai, keberhasilan perusahaan atau organisasi terjamin (Rockart, 1979; Rockart dan Treacy, 1982). CSF dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas. Misalnya, CSF untuk industri otomotif mungkin termasuk styling, kualitas, dan biaya untuk memenuhi tujuan meningkatkan pangsa pasar dan meningkatkan keuntungan. Sistem informasi baru harus fokus pada penyediaan informasi yang membantu memenuhi tujuan-tujuan tersebut perusahaan.

Analisis portofolio

          Setelah analisis strategis telah menentukan arah keseluruhan dari pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek-proyek sistem alternatif. Analisis portofolio persediaan semua sistem informasi proyek organisasi dan aset, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi. Ini portofolio investasi sistem informasi dapat digambarkan sebagai memiliki profil risiko tertentu dan bermanfaat bagi perusahaan.

Scoring Model

          Sebuah model scoring berguna untuk memilih proyek mana banyak kriteria yang harus dipertimbangkan. Ini memberikan bobot untuk berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung jumlah tertimbang. Perusahaan harus memutuskan antara dua alternatif perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem. Seringkali hasil yang paling penting dari model scoring tidak skor namun kesepakatan tentang kriteria yang digunakan untuk menilai suatu sistem.

14.3 MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI

Biaya Sistem Informasi dan Manfaat   

          Manfaat tak berwujud, seperti layanan pelanggan lebih efisien atau pengambilan keputusan ditingkatkan, tidak dapat segera diukur tapi dapat menyebabkan keuntungan diukur dalam jangka panjang. Sistem transaksi dan administrasi yang menggantikan tenaga kerja dan menghemat ruang selalu menghasilkan lebih terukur, manfaat nyata dari sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, dan computersupported sistem kerja kolaboratif.

Keterbatasan Model Keuangan

           Fokus tradisional pada aspek keuangan dan teknis dari sistem informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi sistem informasi yang dapat mempengaruhi biaya yang sebenarnya dan manfaat dari investasi. Banyak perusahaan ‘keputusan investasi sistem informasi tidak memadai mempertimbangkan biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem baru, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak yang pengguna’ kurva pembelajaran bagi sistem baru terhadap produktivitas, atau manajer waktu perlu menghabiskan mengawasi perubahan sistem yang berhubungan baru.

Model Pilihan Nyata Harga

          Model opsi harga (Real option pricing models (ROPMs)) menggunakan konsep pilihan valuasi dipinjam dari industri keuangan. Sebuah pilihan pada dasarnya hak, bukan kewajiban, untuk bertindak beberapa waktu ke depan.

14.4 MENGELOLA PROYEK RESIKO

Dimensi Resiko Proyek

          Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kompleksitas, dan komponen organisasi dan teknis. Beberapa proyek pengembangan sistem lebih mungkin untuk membuat masalah yang kita telah dijelaskan sebelumnya atau menderita penundaan karena mereka membawa tingkat yang lebih tinggi dari risiko daripada yang lain.

Mengontrol Faktor Risiko

                Metodologi berbagai manajemen proyek, pengumpulan persyaratan, dan perencanaan telah dikembangkan untuk kategori tertentu dari masalah pelaksanaan. Strategi juga telah dirancang untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat selama periode pelaksanaan dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.           Tidak semua aspek dari proses implementasi dapat dengan mudah dikendalikan atau direncanakan. Namun, mengantisipasi masalah pelaksanaan potensial dan menerapkan strategi perbaikan yang sesuai dapat meningkatkan peluang untuk sukses sistem. Langkah pertama dalam mengelola risiko proyek melibatkan mengidentifikasi sifat dan tingkat risiko yang dihadapi proyek (Schmidt et al., 2001). Pelaksana kemudian dapat menangani setiap proyek dengan alat-alat dan pendekatan manajemen risiko diarahkan ke level risiko (Iversen, Mathiassen, dan Nielsen, 2004; Barki, Rivard, dan Talbot, 2001; McFarlan, 1981).

1.    Mengelola Kompleksitas Teknis

          Proyek dengan teknologi menantang bagi pengguna untuk menguasai manfaat dari alat integrasi internal.

2.    Perencanaan formal dan pengendalian peralatan

          Proyek besar manfaat dari penggunaan yang tepat dan alat kontrol formal untuk mendokumentasikan dan memantau rencana proyek.

3.    Peningkatan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Perlawanan Pengguna

          Proyek dengan struktur yang relatif sedikit dan banyak persyaratan terdefinisi harus melibatkan pengguna secara penuh pada semua tahap. Pengguna harus dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak pilihan desain mungkin dan tetap berkomitmen untuk desain tunggal.

Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi

           Pengenalan atau perubahan dari suatu sistem informasi memiliki dampak perilaku dan organisasi yang kuat. Perubahan dalam cara bahwa informasi didefinisikan, diakses, dan digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi sering menyebabkan distribusi baru dari otoritas dan kekuasaan. Perubahan organisasi internal melahirkan perlawanan dan oposisi dan dapat menyebabkan kematian sistem jika tidak baik. Sebuah persentase yang sangat besar dari proyek sistem informasi tersandung karena proses perubahan organisasi mengelilingi bangunan sistem tidak ditangani dengan benar. Membangun sistem yang sukses membutuhkan manajemen perubahan hati.

Merancang untuk Organisasi

          Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi, proyek sistem informasi eksplisit harus mengatasi cara di mana organisasi akan berubah ketika sistem baru dipasang, termasuk instalasi intranet, extranet, dan aplikasi Web. Selain perubahan prosedural, transformasi di fungsi pekerjaan, struktur organisasi, hubungan kekuasaan, dan lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati. Daerah di mana pengguna antarmuka dengan sistem memerlukan perhatian khusus, dengan kepekaan terhadap masalah ergonomi. Ergonomi mengacu pada interaksi orang dan mesin di lingkungan kerja. Ini mempertimbangkan desain pekerjaan, masalah kesehatan, dan antarmuka pengguna akhir dari sistem informasi.

Alat Perangkat Lunak Manajemen Proyek

          Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek memudahkan proses manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek biasanya memiliki kemampuan untuk mendefinisikan dan memesan tugas, menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas, membangun awal dan akhir tanggal untuk tugas, pelacakan kemajuan, dan memfasilitasi modifikasi tugas dan sumber daya. Banyak mengotomatisasi penciptaan Gantt dan grafik Pert.

          Beberapa alat-alat ini adalah program canggih besar untuk mengelola proyek yang sangat besar, kelompok kerja tersebar, dan fungsi perusahaan. Alat high-end ini dapat mengelola jumlah yang sangat besar dari tugas dan kegiatan dan hubungan yang kompleks. Microsoft Office Project 2010 telah menjadi proyek perangkat lunak manajemen yang paling banyak digunakan saat ini.

Sumber :

Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. 2012. MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS. New Jersey: Pearson Prentice Hall.